实用文秘写作速成培训pdf

实用文秘写作速成培训 内容简介

随着全球经济的深入发展, 文秘写作的重要性日益凸显，对文秘写作规范化和精准度的要求也在不断加强。掌握文秘写作知识，应用文秘写作是企业、事业单位工作人员的必备条件，也是当代 办公人员所应该掌握的职业技能。如何写好各种公文，并能对各行文文体熟练掌握，对从事文秘工作者具有一定的挑战性。

《实用文秘写作速成培训》一书 着眼于文秘工作的各个方面，对常用的行文文体进行汇总，在内容上囊括了文秘常用的计划总结类文书、会议类文书、演讲类文书、礼仪类文书，对各行文文体的涵 义、特点、作用、写作结构及注意事项做了精练、准确的介绍。其内容详细、全面，范例新颖实用，具有很强的可操作性，可作为文秘的必备参考书。

实用文秘写作速成培训 目录

第一章　实用文秘文书写作概述 1

第一节　实用文秘文书写作概述 1

第二节　实用文秘文书写作一般流程 4

第三节　实用秘书文书写作规则 7

第四节　实用文秘文书写作技巧 8

第二章　计划总结类文书 10

第一节　工作计划 10

第二节　规划 26

第三节　工作总结 40

第四节　工作安排 54

第五节　工作要点 62

第六节　通知 74

第七节　通报 93

第八节　通告 103

第九节　调查报告 112

第十节　批复 140

第十一节　大事记 148

第三章　会议类文书 154

第一节　会议方案 154

第二节　开幕词 164

第三节　闭幕词 170

第四节　主持词 177

第五节　会议记录 189

第六节　会议纪要 194

第四章　演讲类文书 202

第一节　讲话稿 202

第二节　工作报告 212

第三节　就职讲演 221

第四节　述职报告 227

第五章　礼仪类文书 242

第一节　感谢信 242

第二节　慰问信 248

第三节　建议书 255

第四节　贺信 263

第五节　祝词 270

第六节　欢迎词 278

第七节　答谢词 285

第八节　请柬 289

第九节　邀请书 294

第十节　唁电、唁函 301

第十一节　悼词 305

参考文献 311

实用文秘写作速成培训 精彩文摘

第一节　实用文秘文书写作概述

一、实用文秘文书的涵义

文书是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。

实 用文秘文书是指国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件，包括简报、计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具 体部门进行工作联系的应用文。它虽然不属于法定的正式公文，但因种类多、使用范围广、使用频率高，被称为准公文。它的行文格式不像公文那样严格，制作也比 较自由。实用文书不具有法定的权威性，一般不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考资料。有些实用文书还可以在报刊上发表。

二、实用文秘文书的特点

1.目的实用化

写作任何文书总有具体明确的实用目的，总是为了解决特定的问题，总有明确而固定的使用对象。例如写信，可以是写给某一个人的，也可以是写给某一个单位的，不管是写给谁，总是由特定的原因所引起的，也总是为达到特定的目的才写的。

2.结构格式化

由 于文书种类繁多，它必须尽可能在形式上便于掌握，内容上便于理解，以便更好地为生活和工作服务。为了适应这一要求，文书在长期的发展过程中逐渐形成了固定 的写作格式。这些写作格式，大都已成定体，不能随便变动。虽然某些格式在实践中根据实际需要可以稍有变化，但这种变化是有很大限制性的。必须根据它所反映 的不同内容，来选用与之相适应的格式及语言形式，作者不可随心所欲、标新立异，否则就会出现差错、造成混乱。这种结构形式上的格式化首先是为了便于运用， 同时也是由应用文书内容及实用性特点所决定，这构成了文书与其他文体相区别的主要特点。

3.文体简约化

文书尚简约而不尚 冗长，尚朴实而不尚浮华。写作要实实在在，要言不烦，不堆砌词句，不藻饰铺陈，并力戒套话、空话。这是为了表达的准确扼要，易读易懂，提高应用效果。虽然 文体的朴实简明，主要还是来自思想的朴实和思维的明晰，但具体的语言运用和文风的把握也是十分重要的环节。字、词、句的援用要讲究分寸，轻重适宜，表意明 确，简约扼要，只要能把事情记述明白，把问题交代清楚，并与事实无出入，问题无歧义，也就达到了表意的要求。

三、实用文秘文书的分类

1.行政事务类

行政，泛指各种管理工作。如社团管理工作、企业事务管理工作、事业单位管理工作等。行政事务类文书是人们在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威性和规范格式的应用文，具有广泛的应用作用。如工作报告、工作总结、工作安排、通知、通报、批复等。

2.会议类

会 议文书是党政机关、社会团体、企事业单位日常工作中使用的、用来沟通信息、总结经验、研究问题、指导工作、规范行为的非正式文件。会议文书虽然不是《党政 机关公文处理工作条例》中的法定文书，但却是在日常工作中使用最为广泛的文书。包括了会议方案、开幕词、闭幕词、主持词和会议纪要等。

3.告启类

告 启类文书是指那些可以公开张贴在公共场合或通过媒介公开播放、刊登的，具有广而告之作用的一类事务性应用文。这类文书在生活中是应用最广泛的，几乎大街小 巷、学校、工厂等公开场合里，我们都能见到。它包括了公示、海报和启事等10多种应用文样式，其中又以启事种类最为繁多。

4.社交礼仪类

这 是一类适用于社交场合的应用文，它的存在完全是为了促进交际双方之间关系的发展，同时它又是人们文明交流的一种体现。人与人之间长幼有序、亲疏有别，礼仪 就是在社会交往中把握好分寸，恰如其分地表达双方的关心。所以我们常说的社交礼仪类应用文，应该是人们在互相平等、互相尊重的基础上形成的一种日常应用文 书。

5.申请书类

严格来说，申请书类公文应属于专用书信类的一个分支。但由于其使用的情况较为特殊，具有其自身非常突出的请乞性特点，所以专列为一类。

6.便条契约类

这是由当事人双方在事务交流中出具给对方作为凭证或说明某些问题的一种常见类秘书文书。这类秘书文书短小精悍，可随时使用。借条、欠条、领条、请假条、留言条等都是我们常见的。但随着各种正规票据的推广和使用，这类应用文形式会逐渐减少。

四、实用文秘文书的作用

1.规范和约束人们的行为

在日常文书中，有不少是根据各种法律制定的规章制度。虽然通知、通告等不属于法规性公文，但都同样具有法定的权威性，具有规范和约束的作用。

2.进行宣传和教育

任 何文章都具有宣传教育的作用，文书也不例外。你把你所知的信息发邮件告诉你的家人、朋友，这就是宣传；而直接用于向全社会公布的文件，如通告、通知、倡议 书等，更是在向社会宣传。在文书写作的过程中，为了更有效地开展宣传教育工作，更是经常采用专文的形式，力图使干部群众在学习和工作中明辨是非、统一认 识，以推动工作的顺利开展。

3.协调关系，指导工作

一般来说，管理的内容是指导工作、协调关系，它通常是通过文书来实现 的。如为了更好地开展工作，文书撰写者还能通过文书的内容尽可能及时准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确、有章可循，知道下一步该怎么做、 做什么。所以在文书中，经济活动中的协议、合同等的撰写，也是为了协调有关各方面的实际活动，是双方活动的协调者。

4.传递信息，相互交流

由 于现代社会分工越来越细，交际越来越频繁、复杂。不管是整个社会还是一个单位，常用文书存在的价值都是为了使人们更有效地开展活动，一方面要相互知道对方 在“干什么”及有关情况；另一方面还要知道自己在整体中的位置和应该“怎么做”。所以我们可以得知，常用文书就像纽带一样，将人们彼此联系在一起，为加强 人际往来、提高工作效率起到积极的作用。

5.用作它日凭证

“口说无凭，有书为证”。常用文书作为一种以记录事实为主的书 面语体，在记载事物发展状况和反映客观事实的同时，又对已有事实的存在和肯定的事情起到一定的证实作用，为日后考查、考证提供了材料依据。比如介绍信和推 荐信、证明信、公证书是对人身份、经历的一种凭证。换句话说，我们常用文书留下的宝贵资料，与其他丰富的文献资料和典籍一样，也是留给后人的珍贵精神文化 遗产。

需要注意的是，以上的几点作用，不是孤立的，而是互相联系、密不可分的。同一个文书，可能同时具有几方面的功用，多功能的文书最为常见，适用及影响的范围也较为广泛。

五、实用文秘文书与其他公文的区别

实 用文秘文书不仅与通过形象思维创造艺术典型去感染读者的文学作品不同，而且与一般的文章也有明显的区别。一般文章通常用来记叙、议论、说明某些事物、人物 或事理，对读者可能产生某种影响，其社会作用一般是间接的。而常用文书的社会作用却是直接的，它虽不如公文那样政治性强，但应用极为普遍，人们在日常生活 中几乎每天都要用到它，其实用价值小可解决个人事宜，大可对社会产生深远影响。

由于文秘文书具有广泛的特性，所以在基本的写作要求上，与其他公文存在三点区别：一是无统一规定的文本格式；二是不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索或通过传媒宣传等。